Kebijakan Privasi

1. Ruang lingkup

Kebijakan ini berlaku untuk situs dan aplikasi SmartSchool One. Sekolah memasukkan dan mengelola informasi terkait pengguna serta siswanya, sedangkan SmartSchool One menyediakan sistem yang digunakan untuk memproses informasi tersebut.

2. Informasi yang diproses

Bergantung pada fitur yang digunakan, layanan dapat memproses:

• informasi akun seperti nama, email, nomor telepon, password yang telah di-hash, dan status akun;
• informasi sekolah, kelas, tahun ajaran, pengguna, siswa, dan hubungan wali murid;
• jenis tagihan, tagihan siswa, diskon, catatan pembayaran, alokasi pembayaran, serta pendapatan atau pengeluaran sekolah;
• bukti pembayaran dan lampiran lain yang diunggah melalui fitur yang tersedia;
• informasi notifikasi dan komunikasi layanan; serta
• informasi teknis dan catatan aktivitas yang diperlukan untuk keamanan, diagnosis, dan operasional aplikasi.

3. Tujuan pemrosesan

Informasi digunakan untuk menyediakan fungsi layanan, mengelola akun dan kewenangan, menampilkan tagihan serta status pembayaran, memproses verifikasi, membuat laporan atau dokumen yang diminta, mengirim notifikasi, menangani dukungan, menjaga keamanan, dan mendiagnosis gangguan.

4. Informasi siswa

Informasi siswa dikelola oleh sekolah dan pengguna dewasa yang berwenang. SmartSchool One tidak ditujukan untuk meminta anak memberikan informasi secara mandiri. Sekolah bertanggung jawab memastikan data yang dimasukkan dan akses yang diberikan sesuai kebutuhan serta kewenangannya.

5. Pembayaran dan bukti pembayaran

Catatan pembayaran siswa merupakan data operasional sekolah. Bukti yang diunggah disimpan secara privat dan aksesnya dibatasi melalui aplikasi. Pembayaran langganan SmartSchool One berbeda dari pembayaran siswa kepada sekolah; transaksi langganan dapat melibatkan penyedia pembayaran pihak ketiga seperti Midtrans.

6. Cookie dan sesi

Layanan menggunakan cookie atau teknologi penyimpanan sejenis yang diperlukan untuk sesi login, keamanan permintaan, dan fungsi dasar aplikasi. Kebijakan ini tidak menyatakan penggunaan cookie periklanan atau analitik yang tidak diterapkan pada situs saat ini.

7. Penyedia layanan pihak ketiga

Untuk menjalankan fungsi tertentu, informasi yang relevan dapat diproses melalui penyedia infrastruktur, email, komunikasi/notifikasi, atau pembayaran langganan. Informasi dibatasi sesuai kebutuhan fungsi tersebut. Penyedia komunikasi dapat terlibat ketika sekolah mengaktifkan pengiriman notifikasi WhatsApp.

8. Akses dan pembatasan kewenangan

Akses aplikasi dibatasi berdasarkan autentikasi, peran, hubungan pengguna, dan konteks sekolah. Pengguna tidak boleh mencoba membuka informasi milik sekolah atau pihak lain tanpa kewenangan.

9. Penyimpanan dan retensi

Informasi dapat disimpan selama diperlukan untuk menyediakan layanan, menjaga catatan operasional, menangani permintaan atau perselisihan, dan memenuhi kewajiban yang berlaku. Masa penyimpanan dapat berbeda menurut jenis dan konteks data; kebijakan ini tidak menetapkan jangka waktu penghapusan yang seragam.

10. Keamanan

SmartSchool One menerapkan langkah teknis dan operasional untuk membatasi akses serta melindungi informasi. Namun, tidak ada metode penyimpanan atau pengiriman data yang dapat dijamin sepenuhnya aman. Pengguna perlu menjaga kredensial dan melaporkan dugaan penyalahgunaan.

11. Permintaan dan tanggung jawab pengguna

Sekolah atau pengguna dapat menghubungi SmartSchool One mengenai akses, koreksi, penghapusan, atau pertanyaan privasi. Setiap permintaan akan ditinjau sesuai konteks data, kewenangan pemohon, kebutuhan operasional, dan kewajiban yang berlaku. Pengguna bertanggung jawab atas keakuratan data yang dimasukkan serta keamanan akunnya.

12. Perubahan kebijakan

Kebijakan ini dapat diperbarui ketika layanan atau praktik pemrosesan berubah. Tanggal pembaruan terbaru akan ditampilkan pada halaman ini.

13. Kontak

Pertanyaan mengenai privasi dapat disampaikan melalui halaman Kontak SmartSchool One.